Электронный документообот для руководителя

Управление документооборотом организации – это управление информационным потоком. Документы путешествуют между фирмами, между отделами, между сотрудниками. Чтобы не утонуть в этом стремительном потоке, необходимо документооборот структурировать, формализовать и автоматизировать.

Электронный документооборот для организации становится суровой необходимостью. В связи с возрастающими объемами переписки, внутренних документов, потоком исходящей корреспонденции, ручное заполнение журналов регистраций становится трудоемким и затратным по времени. Необходимость ознакомления сотрудников с резолюциями руководства, назначение ответственных исполнителей, на фоне непрекращающегося потока информации, превращается в беготню между отделами с кипами копий в руках.

Какие преимущества может дать руководителю система электронного документооборота? Во-первых, руководитель получает единое информационное пространство, в котором осуществляется ведение не только делопроизводства, но и сопутствующих бизнес-процессов, например, согласование проектов договоров и пр. Во-вторых, руководитель имеет возможность в режиме реального времени оценить исполнительскую дисциплину сотрудников, собрать аналитические отчеты в разрезе проектных работ, просроченных договоров и любой информации, имеющейся в системе. В-третьих, руководитель имеет возможность подключения к системе электронного документооборота через интернет. Отправляясь в командировку можно отслеживать ход исполнения поручений, запускать в работу документы и многое другое.

Система электронного документооборота делает “прозрачной” работу сотрудников. Программа фиксирует время работы с документами, версии проектов и ответственных по ним. Повышается качество обработки документов, достоверность информации. Снижаются сроки на согласование проектов, договоров. В организации вместо нескольких учетных журналов появляется один электронный, что в значительной степени упрощает работу отдела, отвечающего за делопроизводство. Система электронного документооборота позволяет собирать информацию по интересующему вопросу в разрезе всей переписки, договоров, сокращая время на поиск и на принятие управленческого решения. В программе реализуется возможность последующей архивации дел.

Преимущества внедрения электронного документооборота можно условно разделить на две группы:

  1. измеримые показатели;
  2. неизмеримые показатели.

К измеримым показателям относятся: сокращение затрат на бумагу и расходные материалы для копировальных аппаратов и принтеров, уменьшение затрат на доставку информации на бумажных носителях (почтовые расходы, курьерские и пр.).

К неизмеримым преимуществам можно отнести: коллективную работу над документами, быстрый поиск и выборка документов по различным критериям, повышение безопасности информации, за счет разграничения полномочий по доступу к документам.

Система электронного документооборота – это гибкий инструмент управления в руках руководителя. Качественное управление потоком информации - это конкурентное преимущество организации. Руководитель на основе отчетов, предоставленных системой электронного документооборота, имеет возможность принять управленческое решение в кратчайшие сроки.